forum

Mam pytanie - chciałem poznać zarówno Waszą opinię co do stanu prawnego, jak i praktykę stosowaną w Waszych organizacjach.

Instytucja udzielająca nam dotacji wymaga, aby każdy rozliczany dokument był podpisywany przez 4 osoby - sporządzającą opis faktury, zatwierdzającą ją merytorycznie, sprawdzającą pod kątem formalno-rachunkowym i zatwierdzającą do wypłaty. Jest to oczywiste i stosujemy taką praktykę od lat - sponsor jednak wymaga przy każdym podpisie daty.
I tu mam zagwostkę - o ile wszystko jest jasne w przypadku faktur przelewowych z terminem płatności kilku czy kilkunastu dni (czyli np. w poniedziałek ktoś sporządza opis faktury, we wtorek koordynator zatwierdza ją merytorycznie i ktoś sprawdza pod względem formalno-rachunkowym, w czwartek prezes zatwierdza do wypłaty i w piątek robimy przelew), o tyle nie do końca rozumiem jak powinny wyglądać daty w przypadku faktur gotówkowych (kiedy ktoś je "zatwierdza do wypłaty"? w sklepie? uprzedzając odpowiedź, że można przecież tam wpisywać datę rozliczenia zaliczki gotówkowej z osobą idącą do sklepu - a co w sytuacji, gdy do siedziby organizacji przychodzi kontrahent z fakturą czy kurier przynosi paczkę za pobraniem i gotówka jest wypłacana prosto z kasy, bez żadnych zaliczek?) albo np. zamówień przedpłacanych (czy na podstawie proformy, czy za zakupy płacone np. firmową kartą w internecie)?

Po pierwsze nie wiem dlaczego podpisy aż 4 osób wymaga ta instytucja. W zupełności wystarczą np. podpisy 2 osób. Przynajmniej u mnie tak się robi, bo sporządzająca opis faktury, zatwierdzająca merytorycznie i do wypłaty to ta sama osoba. Tyle ze musi się 3 razy podpisać. Zakupy też są z dotacji i nikt tego nie kwestionuje. Oczywiście nie zawsze występuje taka zbieżność upoważnień tej samej osoby, ale jest to wygodne i skraca czas obiegu dokumentów. Jednak skoro wymagają 4 osoby to nie ma dyskusji.
Jeśli chodzi datę zatwierdzenia do wypłaty to w praktyce w znacznej części organizacji stosowana jest uproszczona procedura ( nie stosuje się wniosków o zaliczkę, nie wystawia KW na pobraną gotówkę) tylko po prostu po wyrażeniu ustnej zgody osoby decyzyjnej ( np. prezesa) ktoś bierze gotówkę z kasy (np.skarbnik, członek zarządu, koordynator) i idzie robić dany zakup, następnie przynosi fakturę i na pieczęci zatwierdzającej do wypłaty Prezes wpisuje datę identyczną z data wystawienia faktury (tożsamą z jego ustną zgodą na dokonanie zakupu) i składa podpis, a kasjer wpisuje wydatek pod ta datą do raportu kasowego. Oczywiście robi się tak w celu uniknięcia wystawiania dodatkowych dowodów kasowych typu KW, wniosków o wypłatę zaliczki, rozliczenia zaliczki itd. Nie jest ona całkiem zgodna z tym co mówią podręczniki ale wygodna, szczególnie w ngo.
Generalnie jednak wszyscy starają się omijać obrót gotówkowy i stosują go w ostateczności, co ułatwiają karty płatnicze. Ja np. w mojej organizacji mam tylko kilka operacji gotówkowych w roku, właśnie typu pobranie przez kuriera. Wtedy wystawia się KW z datą wypłaty/pobrania gotówki bo dostarczona przez niego faktura gotówkowa z reguły ma wcześniejsza o 2-3 dni datę wystawienia i zatwierdza się ją oraz KW z faktyczną datą wypłaty gotówki z kasy. Ogólnie w mojej organizacji data obok podpisu zatwierdzającego do wypłaty na dowodach księgowych jest identyczna z faktyczną wypłatą gotówki bo decyzje są podejmowane na bieżąco .

ryku napisał(a):
Po pierwsze nie wiem dlaczego podpisy aż 4 osób wymaga ta instytucja.

Oczywiście źle napisałem - instytucja nie wymaga 4 oddzielnych osób (przynajmniej na razie nie sformułowała tego w ten sposób, ale znając ją to wszystko przed nami....) tylko 4 podpisów. Zapewne ewentualnie mogą się one w niektórych przypadkach pokrywać (np. prezes zarówno zatwierdzi merytorycznie jak i do wypłaty itp.). Tak czy siak chodziło mi o te daty, zwłaszcza czy data "zatwierdzenia do wypłaty" musi być najpóźniejsza ze wszystkich tych 4 dat, a jeśli tak, to jaka powinna być w przypadku faktur płaconych od razu przy zakupie czy nawet wcześniej.

Też oczywiście stosujemy "uproszczoną procedurę" z gotówką, trudno żeby za każdym razem jak ktoś idzie do sklepu, wypisywać mu KW na zaliczkę, to chyba już nic innego bym nie robił tylko raporty kasowe albo musiał zatrudnić osobnego kasjera (niestety, mimo iż staramy się jak możemy, nie jesteśmy w stanie uniknąć przynajmniej kilkudziesięciu pozycji w raporcie kasowym miesięcznie).

ryku napisał(a):
na pieczęci zatwierdzającej do wypłaty Prezes wpisuje datę identyczną z data wystawienia faktury (tożsamą z jego ustną zgodą na dokonanie zakupu) i składa podpis

A pozostałe zatwierdzenia (merytoryczne, formalno-rachunkowe) w takim razie też wpisujecie z datą wystawienia faktury, czy z faktyczną datą jak ktoś tego zatwierdzenia dokonuje (ale wtedy będzie to data późniejsza, niż data zatwierdzenia przez prezesa do wypłaty)?

ryku napisał(a):
data obok podpisu zatwierdzającego do wypłaty na dowodach księgowych jest identyczna z faktyczną wypłatą gotówki bo decyzje są podejmowane na bieżąco .

A co w przypadku faktury, gdzie najpierw była wystawiana jakaś proforma czy było płacone np. kartą w internecie - powiedzmy w poniedziałek był robiony zakup i poszedł przelew czy płatność kartą, a potem dostajecie fakturę z datą ze środy. Czy prezes zatwierdza ją do wypłaty z datą poniedziałkową (czyli wcześniejszą niż w ogóle data wystawienia faktury)?

Generalnie wszystkie daty zatwierdzenia i sprawdzenia na dowodach księgowych są u nas jednakowe bo jak pisałem robi się to na bieżąco w tym samym dniu.
Natomiast proforma na podstawie której robisz przelew moim zdaniem także powinna być zatwierdzona, przed dokonaniem przelewu bo teoretycznie bez tego osoba uprawniona do wykonywania przelewu nie ma prawa go wykonać ( musi być akceptacja osoby decyzyjnej). Wiadomo że w praktyce ngo jest często inaczej, ale w dużych firmach jest to stosowane.

Zapoznaj się z tym artykułem:

http://www.biuletyn.bdo.pl/biuletyn/finanse-publiczne/bdo-finanse-publiczne/Rachunkowosc-budzetowa-bez-tajemnic/zasady-kontroli-dokumentow-oraz-zatwierdzania-ich-do-wyplaty4238.html

bo tak właściwie podpis zatwierdzający do wypłaty to kwestia wewnętrznych uregulowań w danej jednostce i nie wynika on z żadnych obowiązujących przepisów, gdyż ustawa o rachunkowości wymaga na dowodach księgowych tylko cyt.:

"-stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania"

i jak widzisz nie ma tam mowy o podpisie osoby zatwierdzającej do zapłaty, choć jest on powszechnie stosowany dla bezpieczeństwa obrotu pieniężnego.

Nawet w wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO nie ma mowy o podpisie zatwierdzającym do zapłaty cyt:

"Opis powinien znajdować się na fakturze/innym dowodzie księgowym
• zatwierdzenie pod względem merytorycznym opatrzone podpisem, pieczęcią imienną
(a w przypadku jej braku czytelnym podpisem imieniem i nazwiskiem) i datą zatwierdzenia;
• zatwierdzenie pod względem formalno-rachunkowym opatrzone podpisem, pieczęcią imienną
(a w przypadku jej braku czytelnym podpisem imieniem i nazwiskiem) i datą zatwierdzenia;
Data zatwierdzenie dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym nie może
być późniejsza niż data jego zaksięgowania. W przeciwnym wypadku należy załączyć wyjaśnienie;.."

dalej w wytycznych są wymienione inne wymagane opisy i podpisy ale nie ma zatwierdzenia do zapłaty.

Dodam jeszcze, że instytucja z której ja dostaję dotację wydała wytyczne w których wymaga zamieszczania na dowodach księgowych podpis i datę zatwierdzenia do zapłaty więc musimy się do tego stosować.

Dzięki. Ja ustawę o rachunkowości to doskonale znam (nawet obudzony o północy), niestety wydaje się, że instytucja finansująca nasze projekty (i nie jest to Instytucja Zarządzająca RPO) żyje w jakiejś alternatywnej rzeczywistości, w której ta ustawa jest inna... albo ostatnie szkolenie z niej mieli około roku 1973 i żadne nowości od tego czasu się u nich nie przyjęły (na przykład fakt, że na ma już od dawna obowiązku nanoszenia "szubieniczek" na dokumenty księgowe, o ile księgowość jest prowadzona elektronicznie).

Do tej pory nie stosowaliśmy 4 dat na zatwierdzeniach dokumentów, oczywiście możemy tam wpisywać cokolwiek, ale chciałbym mieć poczucie, że nie tworzymy fikcji, z drugiej strony chciałbym też mieć poczucie że nie robimy czegoś sprzecznego z logiką (np. że prezes "zatwierdza do wypłaty" coś, co już dawno jest zapłacone).

Daty przy podpisach nie muszą być identyczne. Powinny być zgodne z datą faktycznego sprawdzenia.
Jednak nie powinny być przed dokonaniem przelewu, jeśli jest to faktura przelewowa - gdyż podpisy te są akceptacją wykorzystania środków obrotowych.
Poza tym daty powinny być wpisane w taki sposób aby zachowana była logika: Dyrektor może podpisać dopiero jak się wszyscy wypowiedzą, główna księgowa po sprawdzeniu merytorycznym i finansowo - księgowym. Finansowo księgowe zatwierdzenie następuję po zatwierdzeniu merytorycznym.

brzozka13 napisał(a):
Daty przy podpisach nie muszą być identyczne. Powinny być zgodne z datą faktycznego sprawdzenia.
Jednak nie powinny być przed dokonaniem przelewu, jeśli jest to faktura przelewowa - gdyż podpisy te są akceptacją wykorzystania środków obrotowych.
Poza tym daty powinny być wpisane w taki sposób aby zachowana była logika: Dyrektor może podpisać dopiero jak się wszyscy wypowiedzą, główna księgowa po sprawdzeniu merytorycznym i finansowo - księgowym. Finansowo księgowe zatwierdzenie następuję po zatwierdzeniu merytorycznym.

Tak, napisałem dokładnie to samo w pierwszej wiadomości w tym wątku. A pytałem o faktury gotówkowe albo przedpłacane.

Jeśli chodzi o faktury gotówkowe to zwyczajowo przed dokonaniem takiego zakupu należy posiadać np. zamówienie na dany towar na którym Kierownik jednostki podpisuje zgodę na zakup danego towaru w uzgodnionej cenie lub przedziale cenowym. Fakturę będącą potwierdzeniem dokonania tej transakcji lub przedpłaty, podpisują "wszyscy świeci" już po dokonaniu zakupów z chronologią jak opisałam wcześniej. Pozdrawiam

brzozka13 napisał(a):
Jeśli chodzi o faktury gotówkowe to zwyczajowo przed dokonaniem takiego zakupu należy posiadać np. zamówienie na dany towar na którym Kierownik jednostki podpisuje zgodę na zakup danego towaru w uzgodnionej cenie lub przedziale cenowym. Fakturę będącą potwierdzeniem dokonania tej transakcji lub przedpłaty, podpisują "wszyscy świeci" już po dokonaniu zakupów z chronologią jak opisałam wcześniej. Pozdrawiam

Jakie "zamówienie" może podpisać kierownik jednostki gdy przed szkoleniem ktoś idzie na rynek kupić 5 kilo jabłek żeby w przerwie szkolenia uczestnicy mieli co przegryzać? I potem gdy już jest faktura i gdy prezes musi ją zatwierdzić merytorycznie, to składając swój podpis w tej rubryce, co on tak naprawdę oświadcza? To jest ważne, bo nie wiem jak Wy, ale ja nie podpisuję rzeczy z którymi się nie zgadzam, ani których nie rozumiem. Koordynator jak zatwierdza tę fakturę pod względem merytorycznym to rozumie co robi - sprawdza, czy w budżecie projektu był przewidziany poczęstunek dla uczestników szkolenia, czy faktura dotyczy tego szkolenia, czy nie wydano za dużo, czy faktycznie uczestnicy dostali jabłka. Jak ktoś podpisuje tę fakturę pod względem formalno-rachunkowym to też wie, co ma sprawdzić (czy nie przekręcono naszej nazwy, czy zgadza się NIP, czy faktura zawiera wszystkie wymagane prawem numery i zapisy, czy kwoty się zgadzają itp. itd) i rozumie, pod czym się podpisuje. Ale to "zatwierdzenie do wypłaty" w momencie jak faktura dawno zapłacona.... to mi nie daje spokoju... gdyby to się nazywało np. "zatwierdzenie ostateczne" a nie "do wypłaty" to widziałbym w tym jakiś sens.

xpert17 napisał(a):

brzozka13 napisał(a):
Jeśli chodzi o faktury gotówkowe to zwyczajowo przed dokonaniem takiego zakupu należy posiadać np. zamówienie na dany towar na którym Kierownik jednostki podpisuje zgodę na zakup danego towaru w uzgodnionej cenie lub przedziale cenowym. Fakturę będącą potwierdzeniem dokonania tej transakcji lub przedpłaty, podpisują "wszyscy świeci" już po dokonaniu zakupów z chronologią jak opisałam wcześniej. Pozdrawiam

Jakie "zamówienie" może podpisać kierownik jednostki gdy przed szkoleniem ktoś idzie na rynek kupić 5 kilo jabłek żeby w przerwie szkolenia uczestnicy mieli co przegryzać? I potem gdy już jest faktura i gdy prezes musi ją zatwierdzić merytorycznie, to składając swój podpis w tej rubryce, co on tak naprawdę oświadcza? To jest ważne, bo nie wiem jak Wy, ale ja nie podpisuję rzeczy z którymi się nie zgadzam, ani których nie rozumiem. Koordynator jak zatwierdza tę fakturę pod względem merytorycznym to rozumie co robi - sprawdza, czy w budżecie projektu był przewidziany poczęstunek dla uczestników szkolenia, czy faktura dotyczy tego szkolenia, czy nie wydano za dużo, czy faktycznie uczestnicy dostali jabłka. Jak ktoś podpisuje tę fakturę pod względem formalno-rachunkowym to też wie, co ma sprawdzić (czy nie przekręcono naszej nazwy, czy zgadza się NIP, czy faktura zawiera wszystkie wymagane prawem numery i zapisy, czy kwoty się zgadzają itp. itd) i rozumie, pod czym się podpisuje. Ale to "zatwierdzenie do wypłaty" w momencie jak faktura dawno zapłacona.... to mi nie daje spokoju... gdyby to się nazywało np. "zatwierdzenie ostateczne" a nie "do wypłaty" to widziałbym w tym jakiś sens.

"Ktoś" pobiera zaliczkę, bo ze swoich nie kupuje, zaliczka jest na kwotę 50,00 złoty i jest z przeznaczeniem na poczęstunek na szkolenie, zaliczka przed wypłata przeważnie powinna być zatwierdzona przez prezesa. "Ktoś" wraca, przynosi fakturę, merytorycznie sprawdzacie czy faktycznie kupił jabłka a nie np. "sfermentowany sok jabłkowy", księgowo czy jest prawidłowo wystawiona, a prezes zatwierdza że na taki zakup z środków obrotowych zezwolił. Dla mnie prezes zatwierdza wydatkowanie z środków obrotowych przedsiębiorstwa, a nie czy ma zapłacić czy nie. Bo jeśli jednak prezes stwierdzi że zakup ten nie był zgodny z przeznaczeniem przyznanej zaliczki to nie wyraża zgody na pokrycie wydatku z środków obrotowych i "Ktoś" musi zwrócić kasę z własnych środków.