forum

OK, rozumiem. W takim razie nikt nigdy już nie pójdzie na rynek po owoce ani na pocztę wysłać list (kupując znaczek na miejscu), bo każdy się będzie bał, że zapłaci za to z własnej kieszeni

Strasznie bojący Ci ludzie. Myślę że nie ma co aż tak panikować chodzi poprostu o to by wszystkie wydatki były zatwierdzone przez kierownika jednostki czy prezesa bo nikt nie ma prawa dysponować środkami instytucji bez jego zgody. A określenie zatwierdzono do wypłaty jest może trochę skostniale, ale ogólnie z punktu widzenia dysponowania środkami instytucji ma sens.

brzozka13 napisał(a):
Strasznie bojący Ci ludzie. Myślę że nie ma co aż tak panikować chodzi poprostu o to by wszystkie wydatki były zatwierdzone przez kierownika jednostki czy prezesa bo nikt nie ma prawa dysponować środkami instytucji bez jego zgody. A określenie zatwierdzono do wypłaty jest może trochę skostniale, ale ogólnie z punktu widzenia dysponowania środkami instytucji ma sens.

Dziękuję za tę wypowiedź, ale mam wrażenie, że tak naprawdę ona nie dotyczy tego o co pytałem na samym początku. No ale rozumiem, że po prostu nikt sam nie wie jak te dokumenty podpisywać, łącznie z instytucją, która tych 4 podpisów i 4 dat wymaga.

Jeśli chodzi o faktury gotówkowe to moim zdaniem w niektórych przypadkach nie jest potrzebne stwierdzenie "zatwierdził do wypłaty".
Skoro wcześniej pobierając gotówkę z kasy wystawiono np. KW na dany zakup to musiała być ta kwota już zatwierdzona przez osobę decyzyjna. Więc wydaje się logiczne, że na fakturze przyniesionej po dokonaniu zakupu nie jest potrzebne już "zatwierdził do wypłaty" bo np. Prezes dokonał tego na wspomnianym KW. Powinien wystarczyć więc na fakturze podpis i data tylko przy "sprawdził pod wzgl. formalnym i rachunkowym" oraz "sprawdził pod wzgl. merytorycznym". Zapobiega to wstawianiu na fakturze późniejszej daty zatwierdzającej do wypłaty od dnia w którym faktycznie wydatkowano pieniądze. Dlatego chyba trochę się nadużywa tego dosłownego "zatwierdzania do wypłaty". W opisanym przypadku jeśli podpisuje się przy "zatwierdził do wypłaty' to moim zdaniem trzeba rozumieć jako "zatwierdził wydatek" , który został już wcześniej opłacony i datę trzeba wstawić faktyczną.
Zresztą przy kontroli wydatków z dotacji nie zauważyłem aby na te daty zwracano szczególną uwagę. Jeśli chodzi o tylnią stronę faktur to bardziej skupiają się na opisach faktur, podpisach odpowiednich osób przy w/w zwrotach sprawdzających i zatwierdzających. Nie widziałem aby kontrolujący analizowali czy data przy podpisie była przed czy też po opłaceniu faktur.

Zresztą całą procedurę podpisywania i datowania dowodów księgowych można sobie opisać w "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych" i w razie czego podeprzeć się nią.

To co napisałeś o KW jest w pełni logiczne. Faktycznie, zatwierdzenie "do wypłaty" powinno znajdować się na KW, a nie na już opłaconej fakturze. Natomiast logika taka jest obca operatorowi grantu, podejrzewam jednak, że wymyślając różne reguły (np. 4 daty) on sam nie wie po co to robi i faktycznie zapewne nigdy nie będzie tych dat w taki sposób weryfikował - w tym pociecha. Jak na razie daty wstawiamy faktyczne (tzn. każda osoba wstawia @today w momencie jak podpisuje), tak czy siak na rozliczenie kilkuset tysięcy czekamy już pół roku, więc chyba te daty to i tak najmniejszy problem.

Nie rozumiem co ich obchodzą daty podpisów to Wasze wewnętrzne uregulowania. Jedyne co jest dla nich istotne to to żeby były podpisy i faktura była zapłacona w terminie. Za daleko poszli. Na jakiej podstawie prawnej wymagają tych dat? Poza tym czy oni mają wydany akt np.Uchwałę jak powinna być rozliczana dotacja i jak powinny wyglądać dokumenty - jeśli tak to mogą tego żądać ale jesli nie to nie słyszałam o czymś takim jeszcze a sama jestem kontrolerka.